ペーパーレスでPDF編集の機会が倍増「UPDFレビュー」

こんな会話が聞こえてきそうなくらいに、PDFは編集しづらいです。

導入にも触れましたが、UPDFのライセンスをお借りできたので、PDF編集ソフトがこれからの時代にどれくらい必要なものなのかを解説したいと思います。

このページでは、PDFのファイルを編集したいと思った時に知っておきたいことをまとめ、後半にソフトをつかうとどんなことができるようになるかをまとめました。

もし利用を悩まれている場合は、無料で使える部分もあるので、まずはダウンロードしてみることをお勧めします！

「PDF編集ソフト」の活用方法

まずは、「なぜ、PDFは編集しづらいのか」についての情報です。

そもそも、PDFファイルってなんだ？

PDFファイルは、幅広い用途で使用される汎用的な電子文書フォーマットです。Adobeによって開発され、様々なデバイスやOSで同じレイアウトで表示されるのが特長です。

PDFファイルとは

PDFは「Portable Document Format」の略で、どんな環境でも同じレイアウトで文書を表示できます。文書はパスワードで保護可能で、印刷や書類管理のコスト削減に役立ちます。

PDFファイルの互換性

PDFファイルは、Word、Excel、PowerPointなどのOffice文書や画像ファイルなど、多くのファイル形式から作成することが可能です。

また、PDFファイル自体を他のファイル形式に変換することもでき、例えばPDFをExcelやWord形式に変換して編集作業を行うことができます。

PDFファイルの活用事例

PDFは改変を防ぎたい文書、機密情報を含む文書、電子帳簿保存法関連の文書、Webサイト上の情報更新、情報量が多い文書に適しています。

1. 改変防止が必要な文書:
   • パスワード保護やセキュリティ設定により、内容の改変を防ぐことができます。
2. 機密情報の管理:
   • 機密情報を含む契約書や請求書などの文書を安全に共有・管理できます。
3. 電子帳簿保存法に関連する文書:
   • 法律で要求される電子文書の保存規格を満たすために使用されます。
4. Webサイト上の情報更新:
   • スピーディーな情報更新のために、WebサイトにPDFファイルを掲載します。
5. 情報量が多い文書:
   • 複数の画像や文書を一つのファイルに統合でき、ファイルサイズの圧縮も可能です。

まとめ：PDFファイルの特徴と互換性

• プラットフォーム独立性でどの環境でも同じ表示が可能
• セキュリティ設定で保護と共有が容易
• 注釈やコメント機能で共有と校正がスムーズに行える

どんどん増える、デジタル書類の管理の手間

まず、どうしてPDF編集ソフトが必要になってきているかについてお話ししたいと思います。

学校と家庭における書類の管理

日本の教育機関でも、学校配布物のペーパーレス化が進んでいます。紙じゃなくなったことで、子供が大事な書類を失くしてしまうリスクは減ったのですが、実際に手元になくなったことで必要な書類が体感的に見つかりにくくなる事例が増えています。

PDF編集ソフトがあることでこれらの問題がどのように解決するかについてまとめました。

シチュエーション 1: 学校からの配布物の管理

• 利用動機: 学校から子供宛に配布される各種文書（学年便り、行事案内、献立表など）が多く、これらを効率的に管理したい親御さん。
• UPDFの役割: デジタル化された学校の文書を一箇所に集約し、編集や注釈を加えることで、子供のスケジュール管理や重要な情報のハイライトが容易になります。

シチュエーション 2: 家庭での教育サポート

• 利用動機: ペーパーレス化のメリットとして、デジタル配布物は保護者に確実に届き、情報漏れが少なくなること。
• UPDFの役割: 学校からのデジタル資料を整理し、家庭での学習サポートに活用。注釈機能を使って子供への説明や指示を加えることが可能。

シチュエーション 3: 環境意識の高い家庭運営

• 利用動機: 紙の使用量を減らし、環境に配慮した家庭運営を望む保護者。
• UPDFの役割: PDF編集ソフトを活用して、家庭での文書管理を完全デジタル化。紙の消費を抑え、エコフレンドリーなライフスタイルをサポート。

在宅勤務やリモートワークの影響

新型コロナウイルスのパンデミックは、多くの職場でリモートワークや在宅勤務を促進しました。この変化により、デジタルツールの重要性が高まり、特にPDF編集ソフトウェアの需要が増加しました。これらのソフトウェアは、業務効率化やコミュニケーションの改善に大きく貢献しています。

活用事例としてのPDF編集ソフトの実用性:

1. 業務報告書の作成と共有:
   • リモートワークでは、業務報告書やプロジェクトの進捗文書が頻繁に共有されます。PDF編集ソフトを用いることで、これらの文書を簡単に作成し、共有することが可能になります。
2. コラボレーションの強化:
   • チームメンバー間でPDF文書を共有し、注釈やコメントを追加することで、意見交換やフィードバックが容易に行えます。これにより、チームのコラボレーションが強化されます。
3. 契約書や合意書のデジタル署名:
   • 物理的な対面が難しい場合、PDF編集ソフトウェアを使用して、契約書や合意書にデジタル署名を行うことができます。これにより、遠隔地でもビジネスプロセスがスムーズに進行します。
4. 文書のセキュリティ保護:
   • 機密情報を含む文書を扱う際、PDF編集ソフトウェアを使用して文書を暗号化し、パスワード保護を設定することができます。これにより、情報の安全性が確保されます。

フリーランスや個人事業主の公的文書管理

フリーランスや個人事業主にとって、契約書類や見積書などの公的文書の管理は業務の中心的な部分を占めます。デジタル化の進展に伴い、PDF編集ソフトウェアの利用はこの分野で特に重要になっています。

PDF編集ソフトウェアを利用した具体的な事例:

1. 契約書の作成と編集:
   • フリーランスや個人事業主は、契約書や業務委託契約書などを頻繁に取り扱います。PDF編集ソフトウェアを使えば、これらの文書を容易に作成し、必要に応じてカスタマイズや修正が可能です。
2. 見積書や請求書の発行:
   • 見積書や請求書の作成にもPDFが広く使われています。PDF編集ソフトウェアを使用することで、これらの文書を迅速かつ正確に作成し、クライアントに電子的に送付できます。
3. デジタル署名の利用:
   • フリーランスや個人事業主は、契約書類にデジタル署名をすることで、書類の真正性を確保し、送付の手間を省くことができます。
4. 文書のセキュリティと管理:
   • 機密性が高い業務文書を取り扱う場合、PDF編集ソフトウェアによる文書のパスワード保護や暗号化が重要です。また、文書の整理やアーカイブも容易に行えます。

PDF編集ソフトの使いやすさや機能性について

PDFファイルは、作成や共有に優れている一方で、編集には幾つかの問題があります。これらの問題は、PDF編集ソフトウェアを使うことで解決することができます。

PDFファイルは編集しにくい

1. 管理者権限の欠如: PDFを作成したユーザーが他のユーザーの編集機能を有効にしない場合、編集が困難になります。
2. ファイル保護: PDFがパスワード保護で暗号化されている場合、編集ができません。
3. 不適切なプログラムでの作成: 古いまたは無効なプログラムで作成されたPDFは、編集が難しくなることがあります。
4. 使いにくいPDFエディタ: 使用している編集ソフトウェアが複雑すぎる場合、編集作業が困難になります。

PDF編集ソフトウェアの優位性と機能

PDF編集ソフトウェアは、これらの課題に対処し、以下のような多様な機能を提供します。

1. ページの編集: 文字の編集、画像や図形の追加、不要な情報の削除などが可能です。
2. ページの結合・分割: 複数のPDFファイルを1つにまとめたり、長い文章のファイルを任意の場所で分割したりできます。
3. ファイルの作成・変換: PDFを他のファイル形式に変換したり、逆に他の形式からPDFを作成したりできます。
4. 電子署名の追加: デジタルコピーした署名の挿入やタイムスタンプによる変更履歴の追加が可能です。
5. ウォーターマークの追加: ファイルの背景にウォーターマークを挿入し、無断配布や盗用を防ぐことができます。
6. ファイルの保護: パスワード保護機能を使用して、PDFファイルの閲覧や編集を制限できます。

PDF編集ソフトを利用するメリット

• 書類管理の効率化: PDFの編集が可能になることで、書類のコピー作成や別フォーマットへの変換などの手間を省けます。
• データ改ざんの検出: 電子署名により、データの信頼性が向上し、改ざんを検出できるようになります。

PDF編集ソフトで「UPDF」をお勧めする理由

ここからは「UPDF」をお勧めする理由についてお伝えしていきます。

UPDFをお勧めするポイント

UPDFは多機能で使いやすいPDF編集ソフトウェアです。その特徴を見ていきましょう。

UPDFにできること

• テキスト編集: PDF内のテキストを編集したり、追加したりできます。
• 画像編集: PDFに画像を挿入したり、既存の画像を編集・削除したりできます。
• アノテーション機能: コメントやハイライト、図形をPDFに追加できます。
• ページ管理: PDFのページを並べ替えたり、削除したりできます。
• UPDF Cloud：異なるデバイスからひとつのデータにアクセスし、作業が途切れない
• AI搭載のOCR：画像として保存されたデータから、テキストを抽出して編集・検索が可能に！
• PDFのバッチ処理：あらゆるデータをUPDFを通してアクセスしやすい一つのデータにまとめることができます。
• デジタル署名対応：ペーパーレスの時代に対応、公的文書も取り扱える電子署名が簡単に実現

AI機能では何ができる？

UPDFは、AI技術を統合した高性能なPDF編集ソフトです。このソフトの特徴としては、ユーザーフレンドリーなUI、直感的な操作性、そしてAIを活用した豊富な機能が挙げられます。

UPDFのAI機能でできること

1. 要約: UPDF AIは、PDF文書を迅速に要約できます。
   全てのPDFファイルに目を通すことなく、簡単に内容を把握することができます！
2. 翻訳: このツールは、PDFを迅速に翻訳し、あらゆる言語に即座に変換できます。
   海外文献などの調べ物に重宝、語学の勉強にも役立ちます。
3. 説明: UPDF AIは、技術情報や教材、医学用語などをより理解しやすい形に変換します。
   難解な単語や専門用語が出てきても、その場で簡単に調べて注釈を入れることもできます。
4. 作成: アイデアのブレインストーミング、文法チェック、スペルミスの排除、コンテンツの磨き上げ、新しい記事の作成などが1か所で行えます。
   直感的に、操作は簡単に、自分の思った通りに資料作りができます​。
5. 汎用性: UPDF AIは、PDFドキュメントの範囲を超えて、さまざまなニーズに対応できる膨大なナレッジベースを活用しています。

プラグインで機能拡張もできる

UPDFでは、プラグインをダウンロードしてさらに機能を拡張することもできます。

先ほど紹介したAI機能とも連動して、PDF文書の読み取り内容をAIに要約してもらったり、そこからさらに資料作りや学習に発展させたりすることもできます。

UPDFを活用するシーン

ビジネス文書の編集

契約書や提案書などのビジネス文書を編集する際にUPDFを使用すると、テキストの追加や変更、画像の挿入がスムーズに行えます。

学術資料の整理

研究論文や教材などの学術資料に注釈をつけたり、重要な部分をハイライトしたりするのにUPDFが役立ちます。

プレゼンテーション資料の作成

プレゼンテーション用のPDF資料を作成する際に、UPDFを使用すると、ページのレイアウト調整やコンテンツの追加が簡単にできます。

UPDFは購入すべき？

UPDFの購入を検討している場合、価格やスペックを理解することが重要です。

UPDFのコスパに関する情報

UPDFを購入するかどうかを判断するには、価格や料金プランを見てみましょう。

UPDFの価格/料金プラン

• UPDFの公式サイトによると、料金プランは複数あり、利用者のニーズに応じた選択肢が用意されています。
• プランによっては無料版も提供されており、基本的な機能を試すことができます。

お得なプランを適応するためにも、必ず公式HPをチェックするようにしましょう。

UPDFのスペックに関する情報

UPDFの仕様や対応デバイス、バージョン情報を確認しましょう。

UPDFのスペック表

• 対応デバイス: Windows、macOS、iOS、Androidなど。
• バージョン: 定期的に更新される最新バージョンに対応。
• 機能: テキスト編集、画像編集、アノテーション機能、ページ管理など。

UPDFの使用方法

UPDFの使用方法について簡単に説明します。

UPDFの設定方法

UPDFを利用する前に行うべき設定や準備について解説します。

• UPDFをダウンロードし、インストールします。
• 必要に応じて、アカウントを作成し、ログインします。
• 初期設定を行い、必要に応じてカスタマイズします。

PDFファイルの編集方法

1. PDFのテキスト編集:
   • UPDFを起動し、編集したいPDFを開きます。
   • 左のツールバーから「編集」アイコンを選択し、編集モードに入ります。
   • 編集したいテキストブロックを選択し、テキストを編集します。
2. PDF画像の編集:
   • UPDFで編集可能な画像を含むドキュメントを開きます。
   • 「編集」アイコンをクリックして、画像編集ツールバーを表示します。
   • 画像に適用する操作（回転、切り取り、抽出、置換、削除）を選択し、実行します。
3. PDFのページ編集:
   • 「ページを整理」アイコンをクリックして、ページ管理ツールを表示します。
   • 空白ページの挿入、ページの回転、ページの抽出や置換などのアクションを選択します。

PDFテキスト編集

PDF資料を利用して、PDF内にテキストを入力することも簡単。勉強内容のメモや、AIに出力してもらった翻訳などを簡単に挿入できます。

PDFだとテキストの選択範囲を指定することが難しいファイルも多いのですが、UPDFならテキストボックスとして認識されるので部分的にテキストを選択することも簡単にできます。

また、自分用の資料を作っている場合には、位置調整なども簡単にできるので、配布用の資料をさっと手直ししたい時にも簡単にできるので、数ページの冊子を作るときなんかはUPDFで作ってしまった方が簡単かもしれません。

PDFの画像も簡単に編集可能

実際に「UPDF」を利用した感想

「UPDF」の口コミ・評判

UPDFは、Adobe Acrobatと比較しても機能的に劣らず、価格面で非常にリーズナブルなPDFエディターです。多くのレビューで高い評価を受けており、特に以下の点が高く評価されています。

「UPDF」のポジティブな意見

• 多機能性: UPDFはテキストの追加や削除、フォントや色の変更、画像の挿入や編集、ページの組み替えなど、PDFに関するほぼすべての操作が可能です。
• 利便性と使いやすさ: シンプルなUIで直感的に操作でき、WordやPowerPointのような感覚でPDFを編集できます。スマホアプリも提供されており、外出先でも編集作業が可能です。
• OCR機能: スキャンした文書を検索可能なテキストに変換でき、PDFを様々なファイル形式に変換することが可能です。
• セキュリティオプション: パスワード保護やデジタル署名により、重要な文書のセキュリティを強化できます。
• AI機能: ChatGPTをベースとしたAI機能により、PDFの自動翻訳や主要情報の要約・抽出、AIによる執筆・改稿・校正が可能です。

「UPDF」購入時に注意すること

• 試用版の制限: 試用版では透かしが入る可能性があるため、全機能を利用する場合は有料版の購入が必要です。

実際に使用した感想・レビュー

AI機能は今後も進化する

記事執筆当時（2023年11月）は、利用しているAIはOpenAIのGPT-3というものでした。

UPDFのAI機能の目的は「PDF内のテキストを読み取る」ことなので、GPT-3でも十分だと思います。ちなみに、当サイトのコメントに自動投稿されている情報収集BotもGPT-3で生成しています。

ただ、GPT-3を含めて、PDFの長文読み取りは難しいので、PDFファイルが何十枚もある論文を読み取らせた後に内容について議論する、ということはまだまだ難しいと考えていいと思います。せいぜい、1枚の内容を要約するくらいです。

今後は教科書なども電子化されていくことを考えると、電子書籍1冊の内容から、自分が学びたい項目をAIとChatしながら学習していくというスタイルに変わっていくことが予想されます。

これだけなら、既存のAIサービスでも良いのですが、PDFファイルを編集する機能と組み合わせると、「教科書内の画像やテキストから資料を作成する」ことに応用できたり、あるいは自分が学んだ内容を注釈としてメモしておき、いつでもデジタルデータとして検索できるタグ付けが大事になってくると考えられます。

テキストや画像の編集精度もかなり高い

私は福袋ブログなんかを運営しているのですが、企業はプレスリリースでPDFを多用します。

PDFファイルを閲覧していると、「この画像を使って資料を作りたい」とか、「部分的にテキストを利用したい」ということがよくあります。しかし、PDFファイルの画像やテキストのコピーはうまくいかないことが多く、結局、スクリーンショットや手打ちで対処することになります。

また、PDFファイルを作った後に、少しだけ手直ししたい、という時にもPDF編集ソフトがあると便利ですが、UPDFはより直感的に、例えばWordやPowerPointなどで資料を作っているくらいの操作感で作業することができます。

企業ごとに「請求書」や「契約書」のフォーマットが決まっていることが多く、役所もペーパーレスの影響で申請書類を電子化してくれていることが多いのですが、これらがPDFであることが圧倒的に多く、結局「一度紙にダウンロードしてからスキャンする」と無駄な処理を間に挟むケースが増えてきています。

PDF編集ソフトがあると、PDFに直接書き込むことができるので、PDFフォーマットにそのまま記入してメールに添付して提出、なんてこともできるようになります。電子印鑑のようなものを用いれば公的な機関の書類としても通用するケースも増えています。

Twitterの「PDF編集ソフト」や「UPDF」に関する情報

Twitter検索用リンクはこちらです。「PDF編集ソフト/UPDF」と検索できます。

まとめ：UPDFは「資料作成に必須レベルの編集ソフト」

最後までお読みいただきありがとうございました。

PDF編集ソフトの便利な点や、UPDFの特徴をまとめました。購入の参考になれば幸いです。

UPDFの特徴まとめ

ここまでの内容を踏まえて、どんな使い方をしたらいいか、利用するべきシチュエーションなどをまとめてみました。

「UPDF」の活用方法

• 多彩なPDF編集機能: テキストの追加、削除、編集、フォントの変更、画像の挿入や回転などが可能​。
• 変換機能: PDFをWord、Excel、PowerPointなどのファイル形式に変換できる​​。
• 高度なセキュリティ: パスワード保護やデジタル署名により、文書のセキュリティを強化​​。
• OCR機能: スキャンしたドキュメントを検索可能なテキストに変換​​。
• AI機能: ChatGPTをベースにしたAI機能で自動翻訳や文書の要約・抽出、執筆・改稿・校正が可能​​。

PDF編集ソフトの「UPDF」を使うべき人、シチュエーション

• ビジネスユーザー: 契約書や報告書などのビジネス文書の編集や保護に利用。
• 学術研究者: 研究論文や教材の注釈付け、要点のまとめや翻訳に利用。
• 多言語ユーザー: 複数言語の文書を扱う際の翻訳や要約に利用。
• デジタルセキュリティを重視するユーザー: 重要な文書の保護やデジタル署名に利用。
• 多デバイス利用者: スマホやタブレットでの編集や文書管理に利用。

UPDFに関するよくある質問